Mit der EU-Whistleblower Richtlinie reagiert die Europäische Union auf das erhöhte Schutzbedürfnis von Hinweisgebern und die Erforderlichkeit einer einfachen Meldemöglichkeit von Verstößen. Auch für Gemeinden und juristische Personen des öffentlichen Rechts ist die Einrichtung eines internen Meldekanals gemäß der Whistleblower Richtlinie (EU-RL 2019/1937) vorgesehen. 

EU-Richtlinie

Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern oder mehr als 50 Mitarbeitern sind gemäß der Whistleblower Richtlinie zur Einrichtung eines internen Meldekanals verpflichtet. Für kleinere Gemeinden oder Gemeinden mit weniger Beschäftigten kann der nationale Gesetzgeber eine Ausnahme schaffen. 

“Die Mitgliedstaaten können vorsehen, dass interne Meldekanäle entsprechend dem nationalen Recht von Gemeinden gemeinsam oder von gemeinsamen Behördendiensten betrieben werden können, sofern die geteilten internen Meldekanäle von den einschlägigen externen Meldekanälen getrennt und gegenüber diesen autonom sind.” (EU-RL 2019/1937 Art 8 Abs 9)

Mit 17. Dezember 2021 sollte die EU-Richtlinie in nationales Recht umgesetzt werden, was noch nicht erfolgt ist. Eine Umsetzung wird Anfang 2022 erwartet. 

Die EU-Richtlinie sieht vor, dass Verstöße gegen das Unionsrecht über diesen internen Meldekanal gemeldet werden. Ob der nationale Gesetzgeber die zu meldenden Rechtsgebiete ausweitet, bleibt abzuwarten.

Richtige Informationen zu rechten Zeit

Auch wenn gem. EU-Richtlinie Whistleblower vorerst nur bei Meldungen von Verstößen gegen EU-Recht geschützt sind, steht es jeder Organisation offen, die zu meldenden Themen weiter zu fassen und die Hinweisgeber zu schützen. Abhängig vom Hinweisgebersystem können sie dem Hinweisgeber Themengebiete vorschlagen, zu denen er Meldungen abgeben kann oder ihm auch eine offene Kategorie zur Verfügung stellen. Hiervon können auch Themen umfasst sein, die für Ihre Gemeinde besonders relevant sind, aber nicht von der EU-Richtlinie umfasst sind.

Holen Sie den maximalen Mehrwert aus dem Hinweisgebersystem heraus!

Wenn Whistleblower die Chance haben erst intern gehört zu werden, nutzen sie diese Möglichkeit oftmals, bevor sie an Behörden oder die Presse heran treten. Whistleblower haben zumeist ein Interesse am Schutz des eigenen Arbeitgebers oder auch des Vertragspartners und werden deshalb zum/zur Hinweisgeber*in. Für die Empfänger des Hinweises ist es fast immer ein Vorteil frühzeitig über Informationen zu verfügen. 

Meldekanal – aber wie?

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten einen internen Meldekanal einzurichten. Immer größerer Beliebtheit erfreuen sich webbasierte Meldekanäle:

• Der Zugriff für Whistleblower kann für Arbeitnehmer*innen und externe Stakeholder ermöglicht werden. 
• Anonyme Meldung von Hinweisen und anonyme Kommunikation mit Hinweisgebern.
• Die technische Implementierung gestaltet sich oft unkompliziert und schnell.
• Unterschiedliche Tools bieten verschiedene Features, wie bspw. Case Management Tool, Fristenmanagement, Checklisten, Künstliche Intelligenz oder einfache Einbindung Externer (wie Rechtsanwälte).

Wichtig ist, dass das Hinweisgebersystem zur jeweiligen Gemeinde und deren Prozessen passt oder anpassbar ist. 

Zur Qualitätssicherung kann ein Tool gewählt werden, das die Sachbearbeiter unterstützt und sicherstellt, dass die wichtigsten Fragestellung zu einer Meldung behandelt werden. Beispielsweise unterstützt das ACT4 Compliance Hinweisgebersystem Hinweisgeber*innen und Sachbearbeiter*innen mittels Künstlicher Intelligenz und einem strukturierten Workflow.

Einen kompetenten Partner finden

Die Implementierung eines Hinweisgebersystems geht über das bloße Zurverfügungstellung eines Tools hinaus. Hinweismanagement umfasst Unternehmensprozesse, Stakeholder, technische Komponenten, Know-How in der Hinweisbearbeitung etc.

Wählen Sie deshalb auch einen Partner aus, der Ihnen mit fachlichem Rat und Know How zur Seite steht.

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