FAQ - Fragen und Antworten
Allgemeines zum Tool
Ein Hinweisgebersystem ist ein Tool, mit dessen Hilfe Personen einer Organisation anonym oder nicht anonym Informationen übermitteln können. Die Meldenden werden als Whistleblower oder Hinweisgeber bezeichnet.
Jeder kann zum Hinweisgeber werden. Die EU definiert den Kreis sehr umfassend (weiter Informationen). Es gibt keinen Stereotyp und meist handelt es sich um engagierte Mitarbeiter. Aber auch Unternehmensfremde können zum Hinweisgeber werden, wenn Ihnen ungesetzliche Aktivitäten auffallen.
Der Anteil an wissentlichen Falschmeldungen und Vernaderung ist erfahrungsgemäß gering und beträgt unter 5%.
Die Themengebiete, zu denen Sie Meldungen erhalten möchten, können frei definiert werden. Gängige Themenfelder sind beispielsweise Datenschutz, Mobbing, sexuelle Belästigung, Fraud, Cyber Crime etc.
Unser System ist standardmäßig in Deutsch und Englisch verfügbar. Die Hinweisgeber-Eingabeseiten können jederzeit um beliebig viele Sprachen erweitert werden.
Unser System kann von jedem Rechner, Mobiltelefon, Tablet etc. von überall erreicht werden. Wichtig ist, dass der Link zum System zur Verfügung gestellt wird.
Nein, es können auch Sprachdateien direkt bei der Eingabe aufgenommen und übermittelt werden.
Nein, sie können das Tool ebenso für die Abgabe von Verbesserungsvorschlägen oder Themen nutzen, die dem Zweck ihrer Organisation entsprechen. Bei Gemeinden könnten beispielsweise Meldungen von Bürgern über defekte Ampeln, Spielgeräte oder ähnliches abgebildet werden. Hat ihre Organisation den Zweck, Tierquälerei zu verhindern oder die Umwelt zu schützen, so kann jeder über das Tool entsprechende Meldungen absetzen.
Ja, Meldungen können völlig anonym abgegeben werden. Eine Rückverfolgbarkeit wird technisch ausgeschlossen.
Anonyme Meldungen begünstigen die Abgabe von Meldungen, dennoch ist es aktuell gem. der Whistleblower-Richtlinie nicht zwingend vorgesehen.
Der Hinweisgeber kann sich frei entscheiden, ober er persönliche Daten und Kontaktdaten angeben möchte. Das System speichert keinerlei personenbezogenen Daten im Hintergrund, weder IP-Adressen noch Metadaten zu Dokumenten.
Ja, über die Kommunikationsfunktion des Tools kann auch mit anonymen Hinweisgeber kommuniziert werden. Allerdings entscheidet der Hinweisgeber selbst, ob er auf die Meldungen reagieren will oder nicht.
Nach der Eingabe der Meldung erhält der Hinweisgeber einen zufällig generierten Code, den er speichert. Mit diesem Code kann er die Meldung jederzeit wieder aufrufen. Eine Anlage von Zugangsdaten und Passwörtern ist nicht erforderlich.
Der Hinweisgeber benötigt keine ausgeprägten technischen Fähigkeiten. Das System ist einfach über einen Link oder einen QR-Code erreichbar. Die Eingabemaske ist intuitiv gestaltet und das Hinweisgebersystem unterstützt den Hinweisgeber bei der Eingabe der Meldung.
Das Case Management Tool des ACT4 Compliance Hinweisgebersystems ermöglicht eine geführte und zentrale Bearbeitung von Hinweisen. Die gesamte Korrespondenz und Informationsablage kannim System erfolgen. Weiters verfügt das Case Management Tool über Checklisten und ein Fristenmanagement. Beides stellt sicher, dass Meldungen nach einem bestimmten Prozess und unter Einhaltung der vorgegebenen Fristen bearbeitet werden.
Auf Basis unserer langjährigen Erfahrung im IT-Audit, der IT-Beratung, forensischen Analyse und Wirtschaftsprüfung haben wir ein System geschaffen, das eine effiziente und strukturierte Bearbeitungen von Hinweisen ermöglicht.
Das System ist selbsterklärend. Wir stellen ein Handbuch und Informationsmaterial zur Verfügung und führen ein Einführungstraining durch. Das ACT4 Compliance Hinweisgebersystem ist auch für ungeübte Sachbearbeiter geeignet, da es mit einem Fallassistent, Checklisten, Fristenmanagement etc. den Sachbearbeiter umfassend bei seiner Tätigkeit unterstützt.
Sie können E-Mails als Datei importieren oder Sie verwenden direkt die Kommunikationsfunktion des Hinweisgebersystems. So befindet sich die Kommunikation zentral im System und muss nicht erst abgelegt werden. Somit befinden sich auch keine sensiblen Informationen in diversen Postfächern.
Externe Dienstleister können ganz einfach in das Case Management hinzugefügt werden und in Sekunden als neuer Benutzer und Spezialist eingebunden werden. Danach sind sie in der Lage, gemeinsam mit dem Unternehmen den Vorgang abzuarbeiten.
Technische Details
Die technische Implementierung dauert nur 1 Tag. Allerdings müssen vorher durch das Unternehmen alle wesentlichen Informationen zusammengestellt und uns übergeben werden. Eine typische Implementierung erfolgt im Regelfall innerhalb von 2 Wochen.
Keine. Das cloudbasierte Hinweisgebersystem ist über einen Link zu erreichen und benötigt keine speziellen technischen Voraussetzungen.
Die Daten werden in der Microsoft Azure Cloud im Rechenzentrum in Deutschland datenschutzkonform gespeichert.
Ja, das ACT4 Compliance Hinweisgebersystem erfüllt alle datenschutzrechtlichen Anforderungen. Darüber hinaus verfügt das System über Zusatzfunktionen, die die Einschränkung von Daten nach dem Need-to-Know Prinzip besonders einfach gestaltet.
Vertragspartner & externe Bearbeiter
Es können beliebig viele Mandanten parallel und in abgeschlossenen Bereichen betreut werden.
Nein, jeder Benutzer benötigt nur ein Set an Zugangsdaten mit dem er auf alle seine Mandanten Zugriff hat. Das Wechseln zwischen den Mandaten ist ohne neuerliche Eingabe der Zugangsdaten möglich.
Ja, sie können ganz einfach von jedem Kunden über das Hinzufügen eines neuen Bearbeiters zu einer Meldung eingebunden werden. Wenn sie einmal bei uns im System angelegt sind, können sie von Kunden ganz einfach hinzugefügt werden.
Kosten & Vertragsdauer
Der Preis ist abhängig von der Komplexität der Organisation, Anzahl der User und der Individualisierung des Hinweisgebersystems. Für kleine Unternehmen beginnen die monatlichen Kosten bei EUR 50 pro Monat, zuzüglich einmaliger Implementierungskosten.
Wir sind davon überzeugt, dass die Qualität des Produkts für sich spricht. Eine Kündigung ist monatlich per Ende des Monats möglich. Die Daten sind danach noch 30 Tage bei uns gespeichert und werden dann unwiederbringlich gelöscht.