Hinweisgebersysteme sind mittlerweile in vielen großen Unternehmen schon ein fester Bestandteil der Compliance geworden. Zahlreiche Vorfälle, begonnen vom Abgasskandal bei VW bis hin zum erst kürzlich bekanntgewordenen Skandal der Commerzialbank Mattersburg, haben den Begriff Hinweisgeber bzw. Whistleblower wieder stärker in den Fokus gerückt.
Warum sollte man diese Personen in den Organisationen schützen und warum ist es so wichtig einen geeigneten internen Hinweisgeberprozess zu definieren?
Wir stellen Ihnen die 5 wichtigsten Gründe für die Implementierung eines Hinweisgebersystems im Unternehmen vor, damit Sie selbst entscheiden können, ob Sie Vorkehrungen in ihrer Gesellschaft treffen wollen oder nicht.
1. Das Frühwarnsystem
Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter einen Meldeprozess einrichten oder ein System bereitstellen und sie ermutigen ihre negativen Erlebnisse und Compliance-Bedenken zentralisiert zu deponieren, dann wird es Ihnen helfen Probleme in der Organisation frühzeitig zu erkennen.
Erhalten Unternehmen die richtigen Hinweise zur rechten Zeit, dann können potenzielle Schwierigkeiten und Schwachstellen im Unternehmen systematisch bearbeitet werden, bevor es zu spät ist und größerer Schaden eintritt.
Die Arbeitnehmer sind in der Regel daran interessiert, nicht konforme Aktivitäten zu unterbinden und schätzen ein Arbeitsumfeld, in dem solche Handlungen unterbunden werden.
2. Anonymes Feedback
Viele Führungskräfte kennen das Problem: Mitarbeiter sprechen oft erst dann Klartext, wenn es bereits zu spät ist. Ehrliches Feedback und Warnungen von Mitarbeitern zu erhalten ist einerseits Gold wert, aber andererseits nicht immer einfach. Mit einem Hinweisgebersystem kann Feedback ganz leicht anonym abgegeben und objektiv analysiert werden.
Auch starke Hierarchiestrukturen können so zum Vorteil der Organisation verringert werden und Verbesserungsvorschläge von allen Mitarbeitern eingebracht werden.
3. Ein Zeichen setzen
Mit einem Hinweisgebersystem wird nicht nur eine zusätzliche Sicherheitsschicht im Unternehmen etabliert, sondern erschafft auch ein Image von Transparenz und Offenheit.
Das hat einerseits Einfluss auf die Außenwirkung des Unternehmens, setzt aber auch ein klares Zeichen an die Mitarbeiter. Die Unternehmensleitung nimmt die Bedenken der Arbeitnehmer ernst und bietet einen definierten Prozess für ihre Anliegen an. In einer Zeit, in der das „why“ für Angestellte immer wichtiger wird, setzen Sie mit der Einführung eines Hinweisgeberprozesses das richtige Zeichen.
4. Hinweisgeber wissen mehr
Hinweisgeber stehen meistens direkt mit dem unethischen Geschäftsgebaren in Verbindung. Sie können nicht nur das Fehlverhalten aufzeigen, sondern auch aktiv an der Aufklärung mitwirken. Deswegen ist es essenziell eine Umgebung zu schaffen, in der sich der Hinweisgeber sicher fühlt und die Insiderinformationen schnell und unkompliziert melden kann.
Durch gezielte Rückfragen und die Unterstützung des Hinweisgebers, können Sie so alle notwendigen Informationen zu dem Vorgang erhalten und sparen sich langwierige Aufklärungsarbeiten mit teuren Spezialisten.
5. Fokus auf die Information setzen
Sei es zum Schutz vor Reputationsschäden, Aufdeckung von Verbrechen oder zur generellen Minimierung von Risiken in der Organisation. Hinweise müssen objektiv betrachtet und analysiert werden. Durch die aktive Entkoppelung von Hinweis und Überbringer wird diese Objektivität sichergestellt.
Für das Unternehmen ist es nicht entscheidend, ob dieser Hinweis anonym gemeldet wird oder nicht, denn es geht ja um die Aufklärung einer Handlung. Für den Meldenden allerdings kann die Möglichkeit der anonymen Abgabe entscheidend sein, ob er den wichtigen Hinweis geben wird oder nicht.
Zusammengefasst
Hinweisgebersysteme helfen Unternehmen dabei kriminelle und unethische Handlungen in der Organisation frühzeitig aufzudecken. Mit der richtigen Implementierung und Nutzung kann auch anonym Feedback entgegengenommen werden und Sie verbessern die Außenwirkung des Unternehmens.
Nun sind sie dran:
- Haben Sie einen Hinweisgeberprozess in Ihrem Unternehmen?
- Wird er von den Arbeitnehmern angenommen?
- Wurde damit die Unternehmenskultur nachhaltig verbessert?
- Wem wollen Sie den Rücken stärken, wem wollen Sie helfen?
Ihr Unternehmen ist einzigartig! Zeigen Sie es.
Wir unterstützen Sie gerne dabei.
