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5 Tipps für die Implementierung eines internen Meldekanals

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Die EU-Whistleblower Richtlinie (EU-RL 2019/1937) und der Entwurf des HinweisgeberInnenschutzgesetzes verpflichten Organisationen ab 50 Beschäftigten zur Einrichtung eines internen Meldekanals. Ein interner Meldekanal soll natürlich schnell implementiert und praktisch sein und keine hohen Kosten verursachen. Doch auch in diesem Kontext muss eine gründliche Kosten-Nutze-Überlegung angestellt werden.

Es gibt wichtige Themen, die berücksichtigt werden müssen, wie Zugänglichkeit, Datenschutz etc. Setzt man hier nur auf die günstigste Variante, kann das langfristig einen hohen personellen Aufwand und Frust bedeuten.

Wir haben deshalb fünf wichtige Tipps aus der Praxis, die Sie auf jeden Fall bedenken sollten!

5 Tipps für die Implementierung eines internen Meldekanals

1. Zugänglichkeit als Auswahlkriterium

Jeder Stakeholder, der eine Meldung abgeben können soll, muss einfach auf den internen Meldekanal zugreifen können. Eine Hinweisgeberplattform, die nur über die organisationseigenen PCs und Laptops erreicht werden kann, ist unter umständen dafür nicht geeignet. 

2. Kommunikationsstrategie definieren

Eine positive Botschaft und Klarheit, wie der Meldekanal erreicht werden kann und was zu melden ist, führt zu einer höheren Qualität von Meldungen und zu wertvolleren Meldungen. Überlegen Sie sich daher genau, wie Sie welche Stakeholder erreichen!

3. Manuellen Aufwand nicht unterschätzen

Die einfachste und günstigste Lösung eines internen Meldekanals ist nicht immer langfristig auch die günstigste. Manueller Aufwand bei Bearbeitung und Speicherung, sowie Verwaltung der erhaltenen Informationen kann die Kosten schnell enorm in die Höhe treiben. 

4. Aufbewahrungsdauern

Gesetzlich (Entwurf HinweisgeberInnenschutzgesetz) wird eine zumindest 30-jährige Aufbewahrung vorgesehen. Demnach müssen die Daten von Meldungen datenschutzkonform und revisionssicher über einen langen Zeitraum aufbewahrt werden. Ohne zentrale strukturierte Aufbewahrung kann es hier zu erheblichem Mehraufwand und zur Nichteinhaltung der Aufbewahrungsdauer kommen. Im schlimmsten Fall stehen die Informationen nicht mehr zur Verfügung, wenn Sie sie am dringendsten benötigen.

5. Vertrauen schaffen

Nur wenn Mitarbeiter:innen Vertrauen in den internen Meldekanal haben, werden auch Meldungen abgegeben. Bei fehlendem Vertrauen, werden externe Meldekanäle verwendet und Sie erhalten wichtige Informationen nicht oder viel zu spät. Hinweise sind ein wichtiges Instrument zur Zukunftssicherung von Organisationen, daher sollte Wert auf Vertrauensbildung in die Hinweisabgabe gelegt werden.

Weitere Praxistipps

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