Ein effektives Internes Kontrollsystem („IKS“) ist ein wichtiges Element des Fraud Managements. Gründlich ausgestaltete und Dokumentierte Prozesse und Kontrollen, stellen eine einheitliche Durchführung von Arbeitsabläufen sicher, die auch eine Revision dieser Arbeitsabläufe erleichtert.
Je besser dokumentiert und kommuniziert Prozesse und Kontrollen sind, desto besser werden sie eingehalten werden. Zudem müssen sie auch zu den Arbeitsabläufen passen und nicht überschießend oder zu lax sein. Die richtigen Prozesse und Kontrollen zu definieren ist eine komplexe Aufgabe und nicht immer einfach.
Je weniger Lücken und Umgehungsmöglichkeiten des IKS es gibt, desto schwerer ist es, Schwächen im IKS für Fraud auszunutzen. Umgekehrt begünstigen nicht durchdachte interne Kontrollmechanismen und viele Workarounds Fraud.
Schwächen im Internen Kontrollsystem
Der Report to the Nations der ACFE hat festgestellt, dass bestimmte interne Kontrollschwächen Fraud begünstigen. Die Schwächen, die maßgebend sind, lauten:
- Mangel an internen Kontrollen
- Hinwegsetzen über interne Kontrollen (Override of controls)
- Mangelnder Management Review
- Mangelhafter Tone from the Top
Weiters werden andere Schwächen, wie fehlendes Personal in Kontrollinstanzen, fehlendes Fraud Training von Mitarbeitern und keine unabhängigen Überprüfungen/Audits, genannt.
Fraudster kennen die Unternehmensabläufe genau und nutzen gezielt Schwächen aus. Je vielfältiger und diversifizierter die Kontrollen gestaltet sind, desto schwerer haben es die Fraudster.
Maßnahmen zur Fraud Prävention
Weiters wurden vier Kontrollen im Report to the Nations identifiziert, die mit einer Reduktion von 50% der potentiellen Fraud Verluste in Verbindung stehen:
- Verhaltenskodex / Code of Conduct
- Interne Revision
- Abnahme des Managements des Jahresabschlusses und der Zwischenberichte
- Regelmäßiger Management Review der internen Prozesse, Konten und Transaktionen
Eines der besten Mittel um Fraud zu verhindern, ist die Wahrscheinlichkeit der Aufdeckung von dolosen Handlungen zu erhöhen. Wenn potentielle Fraudster von vorn herein die Wahrscheinlichkeit des Erwischtwerdens als sehr hoch einstufen, macht das die dolose Handlung unattraktiver.
Die oben genannten fehlenden Kontrollen, die zu Fraud beitragen, stammen aus unterschiedlichen Linien gem. des Three Lines of Defense Models. Wichtig sind also sowohl operative Kontrollen, Überwachung und Challengen und unabhängige Überprüfung. Alle drei eben sollten sich im IKS widerspiegeln.
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